📋 Guide Administrateur

L'endroit caché - Gestion des réservations

Ce guide vous explique comment utiliser l'interface de gestion pour gérer les réservations du restaurant.

1. Connexion et accès à la Gestion

  • •Rendez-vous sur l'application L'endroit caché
  • •Connectez-vous avec votre compte : lendroitcache@gmail.com ou elizabethfedak97@gmail.com
  • •Une fois connecté, un bouton « ⚙️ Accès Gestion » apparaît en bas de la page d'accueil
  • •⚠️ Ce bouton est visible UNIQUEMENT pour les comptes administrateurs autorisés
  • •Les clients normaux ne voient pas ce bouton et ne peuvent pas accéder à la gestion
  • •Cliquez sur le bouton pour accéder à l'interface complète de gestion

2. Onglet Calendrier - Vue d'ensemble

  • •📊 Places par jour : vue synthétique des 10 prochains jours avec capacités midi/soir
  • •📅 Calendrier interactif : cliquez sur un jour pour voir les détails complets
  • •🔍 Détail du jour : affiche toutes les réservations, places disponibles et état des tables
  • •📋 Grille des tables : rouge = réservé, vert = disponible avec détail des réservations
  • •Les chiffres indiquent rapidement la disponibilité (places réservées / capacité totale)

3. Onglet Ajouter - Réservations manuelles

  • •Permet d'ajouter des réservations manuellement (téléphone, walk-in)
  • •Choisissez le service : Midi, Souper ou Soirée thématique
  • •Le système assigne automatiquement les meilleures tables disponibles
  • •Option d'assignation manuelle si vous préférez choisir les tables
  • •Idéal pour les réservations reçues par téléphone ou sur place

4. Onglet Tables - Gestion avancée

  • •🔧 Marquer indisponible : pour maintenance, nettoyage, événement spécial
  • •🔗 Fusionner des tables : combinez 2+ tables pour grands groupes (ex: Table 1+2)
  • •✂️ Diviser des tables : séparez une table fusionnée en tables individuelles
  • •⚙️ Capacités par service : configurez des capacités différentes pour midi/soir
  • •🧪 Test d'assignation : simulez une réservation pour voir les tables disponibles
  • •📊 Optimisations suggérées : le système détecte les tables sous-utilisées

5. Onglet Midi - Service du midi

  • •📈 Capacité aujourd'hui : totale (43p), réservées, disponibles en temps réel
  • •📅 Réservations par date : vue groupée avec grille des tables (rouge/vert)
  • •Pour chaque réservation : nom, téléphone, email, nombre de personnes, heure, table(s)
  • •✅ Actions rapides : Confirmer, Attente, Annuler avec envoi courriel automatique
  • •🥡 Indication spéciale pour les commandes pour emporter (takeout)
  • •Les tables assignées automatiquement sont affichées pour l'admin uniquement

6. Onglet Souper - Service du soir

  • •📅 Ouvrir une date : sélectionnez une date et créez les slots pour toutes les tables
  • •🗓️ Dates ouvertes : liste des soirées disponibles avec statistiques complètes
  • •🎨 Grille des tables : vert = dispo, rouge = réservé, orange = bloqué manuellement
  • •🔒 Bloquer/débloquer : cliquez sur une table orange pour la rendre indisponible
  • •❌ Fermer une date : ferme tous les slots d'une soirée complète
  • •📊 Places restantes : capacité totale vs réservée avec détail par table
  • •⚠️ Alertes : tables sous-utilisées (capacité > personnes + 2 places)

7. Onglet Thématiques - Soirées spéciales

  • •➕ Créer une soirée : date, titre, description, capacité maximale
  • •✅ Activer/Désactiver : rendre visible ou invisible aux clients
  • •🗑️ Supprimer : retirer définitivement une soirée thématique
  • •📊 Places réservées : suivi en temps réel des inscriptions
  • •👥 Liste des inscriptions : noms, téléphones, nombre de personnes
  • •Idéal pour événements spéciaux, dégustations, soirées à thème

8. Onglet Traiteur - Demandes traiteur

  • •📋 Liste complète : toutes les demandes avec date événement, type, nb personnes
  • •🆕 Badge statut : Nouvelle, Contacté, Confirmé, Refusé
  • •📞 Bouton Appeler : ouvre directement l'application téléphone
  • •📧 Bouton Courriel : ouvre le client email avec sujet pré-rempli
  • •💬 Message du client : demandes spéciales et détails affichés
  • •Contact rapide en un clic pour répondre aux demandes efficacement

9. Actions sur les réservations

  • •✅ Confirmer : change le statut à 'confirmed' et envoie un courriel de confirmation
  • •⏳ Attente : met en 'pending' et notifie le client d'attendre la confirmation
  • •❌ Annuler : annule et envoie un courriel d'annulation au client
  • •📧 Courriels automatiques : envoyés seulement si le client a fourni son email
  • •Les actions sont instantanées et visibles immédiatement dans tous les onglets

10. Notifications et courriels

  • •📨 Vous recevez un courriel à lendroitcache@gmail.com pour :
  • •- Chaque nouvelle réservation midi (avec détails et table assignée)
  • •- Chaque nouvelle réservation souper (avec détails et table assignée)
  • •- Chaque nouvelle demande traiteur (avec message complet)
  • •- Chaque inscription à une soirée thématique
  • •🔔 Badge rouge : indique le nombre de nouvelles demandes non traitées

11. Bonnes pratiques

  • •🌅 Consultez le calendrier chaque matin pour voir les réservations du jour
  • •⚡ Confirmez les réservations dès que possible pour rassurer les clients
  • •📅 Ouvrez les dates de souper au moins 2 semaines à l'avance
  • •🔧 Marquez les tables en maintenance avant qu'elles deviennent réservables
  • •🔗 Fusionnez des tables pour optimiser l'espace lors de grands groupes
  • •📞 Utilisez les boutons Appeler/Courriel dans Traiteur pour répondre rapidement
  • •📊 Vérifiez les optimisations suggérées pour améliorer l'utilisation des tables

L'endroit caché © 2024 - Guide administrateur v1.0

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